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海外出張で成果をあげよう!上手なスケジューリングと仕事の進め方

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建物

仕事で海外事業を担当しているのであれば、現地へ駐在員として派遣されていなくても必ず年に数回は海外の取引先を訪問をしなければならず、海外へ出張する必要があるのではないでしょうか。

海外出張には経費と時間がかかる分、行くからにはそれなりの成果が求められることでしょう。また、日本不在の間にも、担当している他の業務を滞りなく進めなければなりません。

ここでは、効率よく、そして首尾よく海外出張をこなすために知っておきたいコツをご紹介します。

アポイントメントは重要なところから取る

スケジュール

日本を離れてわざわざ遠い海外まで行くので、訪問すべき相手に優先順位をつけて、会わなければならない人、もしくは今後のために会っておいた方がいい人から順番にアポイントメントを取ることをおすすめします。

重要な取引先とのスケジュールが確定したら、空いた時間にその他の訪問先を入れて確実に効率よく回れるよう調整しましょう。

早めの時間帯がベター

また、特に重要な商談や、事前にキーパーソンが相手だと分かっている面会であれば、なるべく午前中や午後一番に設定することがポイントです。

慣れない環境で交渉やプレゼンなどのほとんどを現地語で進めなければならないことを考えると、頭がすっきりしている状態で臨んだ方が相手にわかりやすく説明でき、先方の言っていることもきちんと理解できるからです。

いくら現地語が流暢だとしても、遅い時間になればなるほど疲労が溜まってしまうことは間違いありません。

営業の成果を出すためには、重要なところから早い時間帯に訪問するといいでしょう。

新しく紹介してもらえる人には積極的に会う

握手

訪問予定リストに入っていなくても、出張中に取引先から別の会社のキーパーソンを紹介してもらえることがあります。そういった場合は、滞在中に会えるよう積極的に予定を調整してみましょう。

海外出張の一番の目的は、出張前までに進めていた商談や業務の確認であることが多いですが、せっかく現地にいるのであれば、新規開拓もしたいものです。

今後の企画や事業展開のために新しくネットワークを広げるという意味でも、紹介してもらえる人には会うことをおすすめします。

また、こちらから取引先に新しく紹介してもらえる人がいないか聞いてみてもいいかもしれませんね。

営業のまとめはできるだけその日のうちにやる

書類

訪問先との商談内容や営業報告は、その日のうちにホテルでまとめておくとよいでしょう。

出張中は、普段なかなか会えない多くの人と会うことになります。時間が経ってしまうと、誰とどんな話をしたのかなど細かい部分の記憶が薄れてしまうので、日本帰国後にすべての報告書をまとめるのは困難です。

はっきりと覚えているうちにまとめた方が今後の仕事にも役立つため、ホテルに戻ったらできるだけその日のうちに書き留めるなどの作業をしておくことをおすすめします。

不在中の国内案件はこまめにメールを確認する

案件

海外に出張しているからといって、その他に担当している業務をストップさせるわけにはいきません。

むしろ並行して進めなければならないので、国内で進行中の案件に関しても代理担当者から状況をメールで報告してもらい、すぐに次の指示が出せるよう出張前にきちんと打ち合わせをしておくとよいでしょう。

特に、時差が大きい場合は要注意です。滞在先の夜中の時間帯が日本のビジネスアワーに当たるというケースもあるため、夜の就寝前と朝の起床後にはメールをチェックして進捗状況を把握しておきましょう。

日本らしいお土産で取引関係を良好にする

日本らしいもの

よく、留学のホームステイ先に日本のお土産を持って行くと喜ばれていい関係を築くことができると言われていますが、仕事についても同じことが言えます。

ちょっとした心遣いの意味も込めて、日本のものをお土産として持って行くことをおすすめします。

仕事の資料など他の荷物の邪魔にならないよう、お煎餅や和菓子などかさばらず運びやすいものがいいでしょう。日本のお菓子は一つ一つ包装も丁寧にされているので、味だけではなく見た目でも喜ばれます。

特に重要な取引先には忘れずに。日本らしいお土産が良好なビジネス関係を築く助けになるはずですよ。

まとめ~成果が出れば自分も成長できる

短期間の海外出張で成果を残すためには、目的や重要度に応じて優先順位をつけ、効率と生産性を上げることが大切です。

慣れない環境で仕事をするため、緊張とストレスで思うようにいかない場合もありますが、結果が出れば日本にいては経験できない達成感を味わうことができます。

会社だけでなく自分も成長できるチャンスである海外出張。その機会を有効的なものにするためにも、ここでご紹介したことをぜひ意識してみてください。

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shokoライター

投稿者プロフィール

現在教育関係の広告代理店でフランス人向け日本留学企画の担当として勤務する会社員。
フランス留学と出張の経験を活かしてライターとしても活動開始。これまでに旅した国は16カ国。

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