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私は現在、日本で担当する業務の関係でフランス人と仕事をしています。日本の会社に勤務しているので、そのフランス人たちと同じ社内にいてデスクを並べているわけではありません。フランス国内にいるフランス人と日本にいる私が主にメールで業務を進めているわけです。
それでスムーズに仕事ができるの？フランス人って真面目に仕事をしないのでは？という声が聞こえてきそうですね。
そこで、私の経験から感じたフランス人の仕事に対する姿勢や、どこの国であっても変わらないと気づいた仕事の基本についてご紹介します。
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リクルートエージェント記事の目次
実は真面目に対応してくれるフランス人
フランス人の興味はバカンス？
フランスはバカンス大国といわれ長期休暇も取りやすく、フランス人はあまり仕事をしないというイメージが定着しているのではないでしょうか。
私が取引しているフランス人も確かに、休暇のために連絡が取れなくなることもよくあります。
相手の休暇中にメールをすれば「ご連絡ありがとうございます。休暇を取っているので何月何日まで連絡を取ることができません」と自動メールですぐに返信が来ます。すべてとは言いませんが、このように対応されることが多いです。
思ったよりも返信は迅速で業務もスムーズ
しかし、普段は特に問題ありません。
直接会って話をするのはフランスへ出張に行く年2回だけですが、思った以上にきちんと対応してくれ、メールだけでも業務をスムーズに進めてくれます。
相手にもよりますが、日本人よりも全体的にメールの返信が早いように感じます。また、アポなしで担当者不在中に訪問してしまった場合も、代理の担当者が丁寧に対応してくれます。
仕事の基本「早めの段取り」、その大切さを実感
メールで仕事を進めているので、時にはすぐに回答を得られず、仕事が思うように進まないこともあります。検討・確認事項が多くなるほど時間を要します。
しかし、これって差こそあれ、相手が誰であっても、どこで働こうとも、業務を進行する際に可能性があることですよね。
回答を得るのに時間を要すると予測されるものは、なるべく早めにフランスへ問い合わせて懸案事項を伝えておく。少し余裕を持って回答期限を設ける。そうすれば、いざという時にすぐに話を進めることができる。
仕事の進め方の基本に、改めて気づくことができたと思います。
仕事の基本「人間関係」、その重要性を痛感
フランス人と仕事をして常日頃感じることは、言葉が違うだけで仕事の進め方、提案方法、キーパーソンへのアプローチ方法などは、普段日本人と仕事を進めているのと変わりがないということです。
そして、メールによる業務進行なだけに痛感するのは「人間関係」の重要性です。日本人同士で仕事をするのに「人間関係」が重要であるように、フランス人と仕事をする上でも同様なのです。
国籍に関係なく「相手との信頼関係」がなければ、どんな仕事も円滑に進めることはできない。フランス人と仕事を進める中で、改めて学ぶことができました。
フランスと日本、時差を考慮し国内業務とのバランスにも配慮
海外と仕事を進める上で気をつけなければならないことは「時差」です。アジア圏であれば、日本と現地のビジネスアワーに大きな時差はありません。しかし、フランスを含む欧米の人々と仕事を進める上では時差を考慮しなければなりません。
メール確認返信のタイミングは午前中
私の場合、朝はフランスからのメールチェックから始まります。繁忙期でなければやり取りも少ないですが、忙しい時期は毎日のようにメールで仕事が進みます。
メールをチェックした後は、時差で返信がすぐに来ないとわかっていても、なるべく午前中には返信するように心がけています。
というのも、日本が午前中のうちに返信しておけば、現地始業後すぐにメールを確認してもらえるからです。そして朝は頭も冴えているので、フランス語でメールを返信することがおっくうにならないためです。
日本のコアタイムは国内業務に集中
日本国内の仕事を進めるコアタイムになると、そちらの仕事を中心に進める必要があり、フランス関連業務の優先順位は低くなってしまいます。
国内の仕事が落ち着いてからメールの返信をしようとすると、頭が疲れていてメール作成も遅くなってしまいがちです。
フランスへのメール送信業務に時間を割くと国内業務にまで影響が出てしまうので、両者の業務バランスも考えてフランスに関連する仕事はなるべく午前中に対応する流れをとっています。
まとめ〜仕事の基本はフランスも日本も変わらない
外国人との仕事はビジネスに対する常識や習慣の違い、また言葉の壁などもあり、なかなか上手くいかないのではないかと思う方は多いでしょう。
距離や時差、コミュニケーション不足などで時間は確かに必要です。しかし、これらは早めの業務進行や、相手と密に連絡を取り合うという少しの工夫で回避できます。
グローバル化はどんどん進み、外国人と仕事をする機会は今後必ず増えていきます。「仕事の基本は万国共通」、将来海外と仕事をする機会が訪れたら実践できると良いですね。
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